Si alguna vez se ha preguntado si tendrá el tiempo, el presupuesto y el personal necesario para realizar un trabajo, es que ha pasado por una tarea llamada gestión de proyectos.

La mayoría de veces la simple tarea de gestionar un proyecto puede llegar a ser sumamente difícil y si a esto le añadimos los retos habituales de las finanzas, el personal, el alcance y la interrupción del flujo de trabajo por catástrofes inesperadas, las cosas se ponen aún más complicadas. Afortunadamente, existen herramientas que le ayudarán a manejar las tareas y lograr que su proyecto pueda salir adelante. Y lo que es mejor, muchas de ellas son gratuitas. No importa a qué negocio se dedique o cuál sea su cargo, cualquiera de las siguientes herramientas podrá ayudarle a cumplir con sus metas y objetivos.

1. Trello

Si no sabe lo que es un diagrama de GANTT y le confunde la terminología de gestión de proyectos, Trello puede ser una gran herramienta para usted. Esta se creó pensando en las personas con poca experiencia. La interfaz es intuitiva y muy visual. Esto significa que la mayoría puede entrar directamente a ella sin necesidad de mucha enseñanza o formación.

Gracias a la popularidad de las interfaces basadas en tarjetas, es muy probable que Trello le resulte muy familiar desde el primer momento. La interfaz del proyecto funciona así. Cada tarjeta contiene una lista de tareas. Estas están ordenadas según su prioridad. Se pueden desplazar simplemente arrastrando y soltando.

2. Quire

Quire es una herramienta ligera de gestión de proyectos para equipos de trabajo. Su interfaz es sencilla y fácil de usar, lo cual no quita el hecho de que cuenta con características robustas. Esto es ideal para grupos de personas que no posean muchos conocimientos técnicos.

Esta cuenta con una exclusiva estructura de árbol, es decir, niveles ilimitados de tareas y subtareas, lo cual permite a los equipos anotar sus ideas y desglosarlas en tareas cada vez más pequeñas, con el tener una lista ordenada por prioridad. Esta estructura permite a los equipos ver el panorama general de su proyecto como un todo, y centrarse simplemente en las tareas más cruciales que están en su lista de pendientes en un momento dado.

Quire está diseñado pensando en los equipos, por lo que cuenta con una función de colaboración en tiempo real. Por ejemplo, puedes asignar una tarea a uno o varios compañeros, trabajar con socios y clientes manteniéndolos en un mundo aparte con acceso limitado, e interactuar entre ellos al instante, todo en un lugar centralizado.

3. Taiga

Taiga es una aplicación gratuita con restricciones. Tiene todas las características de la versión de pago, sin embargo, está limitado a un total de cuatro colaboradores, un solo proyecto privado e ilimitados públicos. Si usa o estás considerando la metodología Agile, definitivamente debe de probar esta aplicación.

4. Paymo

Si usted es un trabajador independiente, tiene que al menos probar Paymo. La versión gratuita está pensada para un solo usuario. Sin embargo, combina muy bien las funciones de gestión de proyectos y de seguimiento del tiempo. Es perfecta para autónomos y propietarios únicos.

La versión gratuita está disponible tanto para celular como para escritorio. En esta podrá crear listas de tareas, darle seguimiento del tiempo, usar tableros Kanban, tener funciones de informe, soporte de la comunidad, intercambio de archivos y la capacidad de crear y enviar hasta tres facturas.

Mientras que muchos se encontraran totalmente satisfechos con estas funcionalidades, otros pueden sentirse frustrados por ciertas limitaciones. Para todas estas personas, existen actualizaciones que mejoraran la versión de la aplicación por montos pequeños como 10 o 15 dólares mensuales.

5. Zoho Projects

Lo primero que destaca de Zoho Projects es que tiene un número ilimitado de usuarios desde el primer momento. La versión gratuita tampoco frena nada en términos de funcionalidad. El único inconveniente es que hay un límite de almacenamiento de 10 MB.

Cualquiera que no esté muy acostumbrado a los softwares de gestión de proyectos podría encontrar que Zoho es una excelente opción para ellos. Es muy similar a Facebook en términos de interfaz. Por lo tanto, la navegación resultará bastante intuitiva. Además de la facilidad de uso, tiene una funcionalidad de informes muy robusta, la cual incluye reportes basados en plantillas o personalizables. Si usted está listo para pasar a la gestión de proyectos más avanzada puede echar un vistazo a su función de diagrama de Gantt. Esta es ideal para proyectos con un mayor grado de complejidad.

Como aspecto negativo, es que sólo se puede completar un proyecto. Si uno desea iniciar un segundo, el app a forzará al usuario a entrar al plan de suscripción mensual de 25 dólares. Sin embargo, la actualización puede valer la pena para aumentar el límite de almacenamiento y hacer uso del sistema de gestión de documentos.

Articulo adaptado y traducido de Entrepeneur

Francisco Pérez Yoma

Francisco Esteban Pérez Yoma es un ingeniero y empresario chileno del sector inmobiliario. Estudio en el Saint George’s College y en la Universidad de Chile, donde se tituló como Ingeniero Civil.

franciscoperezyoma.com