Es un empresario de éxito y es muy bueno en lo que hace. Sus clientes lo adoran, le encanta dirigir su negocio y atender a sus clientes y siempre se esfuerza por mejorar sus habilidades. Su negocio no podría ir mejor… ¿o sí?

Como propietario de un negocio, gran parte de su tiempo lo dedica a buscar formas de llegar a sus clientes y ayudarles, y eso tiene sentido, porque el trabajo que hace es importante. Pero la forma más sencilla de aumentar los beneficios puede pasarse por alto, y es observando su estructura contable interna. 

Si no mantiene sus registros contables organizados y al día, está desperdiciando una oportunidad de reducir sus costes y aumentar la salud financiera de su negocio. Cuando sus libros están al día y bien configurados, puede hacer funcionar esos números y obtener información muy valiosa sobre el rendimiento de su negocio.

Los cinco principales beneficios de mantener sus libros al día son

1. Conocer el flujo de caja.

El flujo de caja es una de las áreas más importantes para mantener el negocio: si no puede pagar sus facturas, no permanecerá en el negocio por mucho tiempo. Por eso, si tiene poco dinero en efectivo, es probable que eso le estrese y le quite el sueño.

Según un estudio del U.S. Bank, el 82% de los fracasos empresariales se deben a una mala gestión de la tesorería.

Cuando sus libros están configurados con un buen sistema, entender su posición de flujo de caja es tan rápido como pulsar un botón para ejecutar su informe. Sabrá qué facturas tiene por delante y si tiene suficiente efectivo en el banco para cubrirlas. Esto le permite una planificación adecuada y, si surge un problema potencial, puede ser consciente del hecho antes de que lo estrese y le permite ser proactivo.

2. Estar al tanto de los pagos de los clientes.

Si quiere mantener sus libros al día, tiene que facturar a los clientes inmediatamente, lo que hace que el pago llegue a la puerta mucho más rápido. También puede ejecutar informes semanales que mostrarán cuando los clientes se retrasan en el pago, por lo que puede hacer un seguimiento más rápido y evitar que un retraso en el pago se convierta en un problema. Esto ayuda a mantener excelentes relaciones con los clientes y a retenerlos, ya que su cliente apreciará su seguimiento organizado y eficiente, en lugar de tener una disputa de pago más adelante. 

3. Ahorre dinero en pagos atrasados.

Llevar los libros al día significa que sabe qué pagos vencen y cuándo y qué puede gestionar su flujo de caja para asegurarse de que tiene el dinero necesario para pagar las facturas a su vencimiento. Así se ahorra mucho dinero en comisiones de demora e intereses. Y esto ayuda a mantener las relaciones con los proveedores. Sus proveedores lo valorarán como un buen cliente, y a menudo ofrecen ventajas o descuentos a los clientes preferentes. Y si está en un apuro y necesita una atención especial por su parte, lo ayudarán encantados. 

Según Sage, una de cada 10 facturas se paga con retraso, lo que supone un impacto global de 3 billones de dólares.

4. Conoce tus márgenes de beneficio y ajustarlos en consecuencia

Saber qué márgenes de beneficio quiere mantener en su empresa, y cuando configura sus libros para contabilizar cada línea de servicio o producto que ofrece, cuando sus márgenes de beneficio se quedan cortos, puede corregirlo inmediatamente. Si un proveedor aumenta el precio de un producto que usted necesita de él, verá inmediatamente el impacto que tendrá en su cuenta de resultados. Cuando vea la estructura de costes del producto que vende, podrá realizar fácilmente ajustes y escenarios para ver cómo estos cambios afectan a los márgenes generales de los productos.

5. Identifique las fugas de dinero antes de que se conviertan en un gran problema.

Cuando sus libros están al día, puede ver dónde está gastando más en un servicio de lo que pretendía. El marketing suele ser un gasto importante, por lo que mantener los registros actualizados le permite controlar los dólares que ha gastado en él y le ayuda a gestionar su presupuesto en consecuencia. 

La realización de informes periódicos le permite determinar antes cuándo está gastando demasiado en un determinado gasto de su empresa. 

La conclusión es que, cuando usted lleva un buen sistema de contabilidad en su empresa, sus informes financieros identificarán los problemas en una fase temprana del proceso y los resolverá antes de que se conviertan en un problema mayor, y podrá tapar las fugas de dinero en su negocio muy rápidamente. Sólo con reforzar sus procesos y procedimientos contables, cuando empiece a tapar las fugas de dinero, a realizar ajustes y cambios en los costes, se estará asegurando de mantener la rentabilidad de su negocio.

Cuando usted vea cómo estos sistemas le facilitan la vida y le ayudan a que su negocio sea mucho más rentable, se preguntará por qué tardó tanto en poner en marcha estos sistemas. Estos sistemas eliminan mucho estrés de la gestión de un negocio porque usted estará seguro de que conoce su negocio, entiende la salud financiera del negocio, y toma decisiones de negocio informadas que sabrá que están aumentando su línea de fondo, la línea de beneficios.

Articulo traducido y adaptado de https://www.entrepreneur.com/

Francisco Pérez Yoma

Francisco Esteban Pérez Yoma es un ingeniero y empresario chileno del sector inmobiliario. Estudio en el Saint George’s College y en la Universidad de Chile, donde se tituló como Ingeniero Civil.

franciscoperezyoma.com