Los humanos somos seres grandes e imperfectos. Para transmitir un significado, debemos hablar. Mientras las hormigas trabajan constantemente como parte de un todo, los humanos solemos tropezamos con la semántica al entregar y recibir mensajes. En el lugar de trabajo, esto puede marcar la diferencia entre un trabajo bien hecho y un desastre total de comunicación.

Si usted es un empresario, un fundador o un CEO, puede cometer el error de pasar por alto el papel que juegan la comunicación interna en el éxito de su negocio. Los buenos líderes deben dar el ejemplo y establecer un adecuado canal de comunicación. Lo hacen prestando atención a la semántica en el trabajo y comprendiendo cómo estos matices impactan de diversas magnitudes.

El arte de la comunicación es el lenguaje del liderazgo. Como los presidentes, los CEOs necesitan pensar en la entrega de mensajes y fomentar las comunicaciones efectivas a cada asociado. Introducir una buena semántica en la cultura de una compañía permitirá a los líderes construir lugares de trabajo fuertes y capaces cuyo personal se desempeñe mejor y sea más feliz también.

A continuación se presentan algunas estrategias prácticas que le ayudarán a abordar la semántica del lugar de trabajo desde el punto de vista del liderazgo.

1. Definir lo que es apropiado

Establecer lo que es y lo que no es apropiado es la base de la comunicación en el lugar de trabajo. ¿Hasta qué punto la comunicación debe ser formal, y cuándo? ¿Se fomenta y se permite la comunicación casual, o se requiere un enfoque de sólo negocios en general? ¿Cuál es la manera apropiada de dirigirse a los superiores, asociados y clientes?

Lo mismo ocurre con el humor en el lugar de trabajo. Las bromas entre asociados pueden hacer que los días sean brillantes. Pero los empleados deben saber qué está fuera de los límites, cuándo está bien bromear y cuándo es absolutamente necesario un acercamiento serio.

Algo de esto debe ser tratado en un manual de empleado, aunque mucha de su práctica se aprende y se transmite a través de la cultura. Por esta razón, el liderazgo debe dar un ejemplo impecable, prestar atención a los patrones en desarrollo e intervenir si se cruza alguna línea.

2. Establecer la terminología

También es tarea del líder decidir qué terminología se usará en el trabajo. Por ejemplo, llamar a los miembros del equipo “asociados” en lugar de “empleados” es una diferencia semántica que se manifiesta en el día a día. Enfatiza su valor como miembros de un equipo en lugar de implicar que son piezas reemplazables en una máquina corporativa, lo cual no es en absoluto el caso.

Ponga un poco de pensamiento en la terminología que fomentará. Como mínimo, piense en estas preguntas:

• ¿Están los asociados completando proyectos, entregables o algo completamente distinto?
• ¿Su compañía se adhiere a una misión, valores o visión?
• ¿Es usted el superior, jefe o supervisor de su equipo?
• ¿Asiste a reuniones, sesiones o encuentros?

Aunque pueda parecer arbitrario al principio, los términos con ligeras diferencias tienen significados distintos. En conjunto, estos dicen mucho sobre la cultura y el modelo de negocios de su empresa.

3. Eliminar el lenguaje débil

El lenguaje débil es la caída de muchas conversaciones, y la mayoría de nosotros ni siquiera nos damos cuenta cuando lo estamos usando! Puede ser necesario un poco de auto-entrenamiento para desarrollar la conciencia y alterar nuestros propios hábitos de habla. Es absolutamente esencial que los líderes transmitan efectivamente los puntos importantes.

El uso de “pero” es débil porque puede ser interpretado para invalidar las afirmaciones o ideas de otros. Como la mayoría de las deficiencias, el lenguaje débil se duplica como una oportunidad para mejorar. Si descubres debilidades en tu vocabulario, acabas de desbloquear el siguiente paso para convertirte en un comunicador más fuerte y claro.

4. Darse cuenta de que la claridad es la solución

El lenguaje ambiguo puede ser otra gran barrera en su centro de trabajo. Es virtualmente imposible establecer expectativas claras cuando se usa un lenguaje turbio. Una redacción precisa es la única manera de asegurarse de que todos están en la misma página.

Algunas palabras pueden ser interpretadas de múltiples maneras por diferentes personas. Una reunión “corta”, por ejemplo, podría ser cualquier cantidad de tiempo. En cambio, hay que dar un marco de tiempo específico, para que los miembros del equipo puedan planear sus actividades adecuadamente. Lo mismo ocurre con palabras como “grande”, “urgente” y “lo antes posible”. Recuerde, lo que es urgente para usted puede no serlo para otra persona.

5. Ser intencional con las comunicaciones digitales

A medida que los lugares de trabajo se digitalizan, los asociados confían cada vez más en el correo electrónico y utilizan herramientas como Slack y Skype. Los líderes deben establecer expectativas aquí también: ¿Qué debe y no debe ser comunicado digitalmente? ¿Cuál es la manera apropiada de conversar en línea?

Los asuntos importantes o sensibles se tratan mejor en persona o al menos con una llamada telefónica. Desafortunadamente, “importante” y “sensible” no significan lo mismo para todos. Ponga una definición en estas palabras para que los miembros del equipo entiendan cuando el uso del correo electrónico es apropiado.

La mensajería en línea es ideal para conversaciones de trabajo casuales y en tiempo real para obtener rápidamente respuestas y hacer avanzar los proyectos. En caso de duda, utilice ambos métodos: Después de todo, siempre es mejor sobrecomunicarse que subcomunicarse.

6. Utilice el lenguaje corporal

La semántica va más allá de la palabra escrita y hablada. La forma en que nos comportamos, miramos y actuamos diariamente envía mensajes que tal vez no pretendemos comunicar.

Practique una buena postura, haz contacto visual y no tengas miedo de ocupar espacio. Preste atención al tono de su voz, y evite hablar alto. Perfeccione su apretón de manos y su Sonrisa.

Juntas, estas claves del lenguaje corporal ayudarán a solidificar un aire de autoridad y reforzarán la forma en que los gestos pueden añadir o impedir un significado. Muestre a los miembros del equipo cómo comportarse con los clientes y entrenarlos para que estén preparados para esas interacciones. Anime a los asociados a vestirse para impresionar cuando la situación lo requiera, y verá cómo se extiende la cultura de la confianza.

Artículo traducido y adaptado de Entrepreneur.

Francisco Pérez Yoma

Francisco Esteban Pérez Yoma es un ingeniero y empresario chileno del sector inmobiliario. Estudio en el Saint George’s College y en la Universidad de Chile, donde se tituló como Ingeniero Civil.

franciscoperezyoma.com