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6 Estrategias para manejar su tiempo de manera efectiva

El espíritu empresarial es un estado de ánimo que implica muchos rasgos personales y profesionales. Ser capaz de lanzar, ejecutar, hacer crecer y ampliar un negocio es un ejercicio intelectual que conlleva bastante investigación, creación de redes, planificación, estrategia empresarial, marketing, ventas y una serie de actividades relacionadas.

Como resultado, los empresarios tienen que pasar su día cumpliendo tareas, atendiendo llamadas y asistiendo a eventos, además de tener que ser muy cuidadosos con todas y cada una de las decisiones que tomen. Administrar el tiempo adecuadamente es una habilidad inestimable, y extremadamente gratificante a largo plazo.

El agotamiento es un estado mental y físico que se genera debido al estrés, trabajo excesivo sin descanso o falta de resultados en proyectos personales. Mientras que los empresarios tienen mayores probabilidades de sufrir este mal, un interesante estudio en donde se analizó a 200 trabajadores estadounidenses, junto con autónomos y propietarios de empresas, reveló, que el 50% de los independientes no mostraban signos de agotamiento. ¿A qué se debe esto?

Los trabajadores autónomos experimentados, empresarios y los propietarios de negocios exitosos han dominado una serie de técnicas y estrategias de gestión del tiempo que mantienen su cordura bajo control y evitan que causen discrepancias durante las reuniones y el proceso de planificación. A continuación podrá conocer algunas de estas técnicas y estrategias para lograr un manejo mucho más eficiente de su tiempo.

1. Desglose sus actividades en problemas sencillos

La excelencia en el manejo del tiempo gira en torno a establecer un proceso y descomponerlo en pequeñas operaciones atómicas fáciles de comprender y que no requieran un consumo intensivo de recursos para entenderlas.

Los empresarios exitosos toman una tarea compleja y la descomponen en pedazos, haciendo así el proceso restante más fácil de comprender y seguir. Las operaciones simples son sencillas, y su ejecución no requiere docenas de preguntas de seguimiento que le impidan tachar las tareas de su lista.

2. Crear un sistema de priorización

Stephen Covey dijo una vez:

“La clave no es priorizar lo que está en tu agenda, sino programar tus prioridades”.

Las prioridades varían para las empresas y se forman en torno a los plazos, la importancia de la ejecución o el posible retorno de la inversión y el alcance. Sin embargo, a menudo se tiende a pasar por alto lo esencial o se pierde la perspectiva al centrarse en un solo proceso durante semanas dejando todo lo demás en el atraso.

Las estrategias de gestión del tiempo como “Getting Things Done” diseñan una metodología estructurada en torno a la creatividad, el enfoque y la planificación eficiente. David Allen, el fundador de GTD, cree que los individuos deben aprender a controlar y procesar primero sus tareas diarias requeridas para poder concentrarse en los objetivos generales.

Aprender a priorizar tanto las actividades a largo plazo que cobran impulso más adelante, como los objetivos a corto plazo necesarios para obtener resultados incrementales, es fundamental y requiere una planificación cuidadosa por parte de los empresarios.

3. Comenzar con una tarea simple

No completar una tarea amplia y compleja en el transcurso del día probablemente lo desmotive, y le impida ver el progreso de su planificación semanal.

Una excelente manera de romper el hielo es comenzar con una actividad que sea sencilla y rápida de completar. Esto pondrá en marcha su modo de productividad, y le permitirá concentrarse en tareas más complejas más adelante.

4. Crear una hoja de ruta a largo plazo

Una de las tareas repetitivas que puede atrasarlo en el cumplimiento de sus pendientes es la planificación. Si bien es normal que las actividades surjan de sus interacciones durante la semana de trabajo, crear un plan a largo plazo le permitiría concentrarse mejor y priorizar que hay que hacer primero. Revise su plan de negocios y establezca algunos KPI. Asigne algunos hitos a ellos, y agréguelos a su calendario.

5. Tome descansos regulares

Cuando se encuentra inundado de tareas superpuestas, es común llegar a perder la perspectiva del propósito de estas. Tome descansos regulares entre las actividades y busque alinear su progreso con sus objetivos. Salga a caminar, tome un poco de aire fresco y relájese por un momento, esto no solo será bueno para su salud mental, sino también le traerá algunas nuevas ideas creativas que podrá implementar en su trabajo.

6. Siempre mejore su estrategia

Por último, no importa cuán eficiente sea su estrategia, siempre habrá espacio para alguna mejora. Para un empresario, el aprendizaje nunca termina, ya sea en lo que respecta a su capacidad profesional, su empresa, la gestión del tiempo o vivir una vida mejor. Siempre hay que estar atento a las tareas que le lleven demasiado tiempo, o que requieren su atención con demasiada frecuencia, de modo que pueda tratar de optimizarlas o simplificarlas.

Articulo traducido y adaptado de Entrepreneur