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Aplicaciones de gestión del tiempo y consejos para aumentar la productividad

Consiga hacer más cosas cada día y alcance sus objetivos con estas aplicaciones para ahorrar tiempo.

Empezar un negocio es difícil y requiere mucho trabajo. Pero si administra bien su tiempo y hace que cada hora cuente, es posible alcanzar el éxito. Para ello, es necesario desarrollar buenos hábitos y estrategias que puedan maximizar tu productividad.

Mejorar su productividad puede adoptar muchas formas. Puede significar aprender a pasar menos tiempo en el correo electrónico o puede significar tomar decisiones saludables que le den más energía a lo largo del día. Puede significar aprender sobre aplicaciones de gestión del tiempo o robar ideas de otros empresarios. Incluso puede significar aprender atajos tecnológicos que pueden ayudarle a dominar su ordenador portátil.

Este artículo no pretende ser una guía paso a paso para ser más productivo. En cambio, ofrece docenas de opciones que pueden ayudarle a gestionar su tiempo. Escoge lo que se adapte a ti para que sea más productivo sin sentir que tiene que sacrificar demasiado – y no se preocupe, no tiene que dormir en su oficina como Elon Musk.

1.- Comience su día de la manera correcta.

Tanto si se construye una casa, un negocio o cualquier otra cosa, siempre se empieza por los cimientos. Lo mismo ocurre con un día productivo, y la forma en que usted pasa su mañana puede dictar cómo será el resto de su día. Prepárese para el éxito tomando decisiones inteligentes y saludables desde el principio. He aquí algunos buenos consejos.

Duerma lo suficiente. A Richard Branson le gusta levantarse temprano por la mañana. Arianna Huffington prefiere dormir un poco más tarde. Usted Sólo hay que saber que existe el concepto de dormir demasiado. Encuentre la cantidad adecuada y asegúrese de estar realmente despierto mientras lo está.

Medite. Tony Robbins recomienda empezar cada día centrándose en la respiración, y él hace tres series de 30 respiraciones Kapalbhati Pranayama cada mañana. Oprah Winfrey también saca tiempo para meditar cada mañana.

Haga ejercicio. Puede que no parezca apetecible saltar de la cama a la cinta de correr, pero hacer ejercicio por la mañana puede darle más energía, mejorar su estado de ánimo y ayudarle a mantenerse alerta.

Coma algo. Es como siempre se dice: El desayuno es la comida más importante del día. Sus elecciones alimentarias importan… al menos, a menos que usted sea Warren Buffett. Este hombre de 87 años sigue comiendo McDonald’s con una Coca-Cola cada mañana.

2. Apagar las distracciones y encontrar tiempo para concentrarse.

Todo empieza de forma inocente. Le llega una notificación de un nuevo correo electrónico, un mensaje de texto o una mención en las redes sociales. Sólo quiere comprobarlo un segundo, pero acaba entrando en una madriguera que le consume una o tres horas sin que se dé cuenta. Aunque nunca podremos eliminar por completo esas distracciones, sí podemos mejorar nuestra productividad limitando la pérdida de tiempo, esfuerzo y energía. Lydia Belanger, escribió sobre las formas en que se pueden limitar las distracciones, y aquí hay cinco de mis favoritas:

Diga no. Puede que esté tentado a decir que sí a todo, especialmente cuando acaba de empezar como empresario. Podría pensar que más es igual a más oportunidades. Sin embargo, a menudo sólo diluye su visión y sus esfuerzos cuando debería centrarse en lo que le hace único a usted y a su negocio.

Ayude a los demás a mantenerse en el camino. Cuando está hablando con otras personas en un entorno empresarial, intente centrarse en la tarea que tiene entre manos. Sea cortés, pero no deje que se desvíen por la tangente. Le ahorrarás tiempo a todo el mundo.

Utilice una aplicación para restringir su actividad en línea. Aplicaciones como StayFocusd permiten desconectar ciertos sitios web si pasas demasiado tiempo en ellos en un día determinado. También puede utilizar una aplicación como Forest, que hace que se mantenga alejado del teléfono y puede ayudar al medio ambiente.

Averigüe qué horas son las más adecuadas para determinadas tareas. Si suele pensar mejor por la mañana después de hacer ejercicio o de tomar un café, entonces haga su lluvia de ideas en ese momento. O empiece cada semana asumiendo las tareas más importantes el lunes. Descubra qué horario le va bien y luego procure seguirlo.

Bloquee las llamadas automáticas. Aunque deje de responder a las llamadas de números desconocidos, el timbre puede sacarle de su flujo. Puede bloquear muy fácilmente las llamadas recurrentes en un iPhone o Android, y las compañías de telefonía móvil ofrecen opciones para bloquear los números de spam, también.

3. Optimice su calendario.

Una buena manera de asegurarse de que se mantiene organizado y productivo es confiar en su calendario. Sin embargo, la configuración de su calendario requiere cierto trabajo de campo. A continuación podra conocer sobre los 10 pasos que puede utilizar para asegurarse de que su calendario le mantiene lo más productivo posible, y puede ayudarle a hacer lo mismo. Puede leer el artículo completo o echar un vistazo a sus consejos a continuación.

Empiece por añadir a su calendario todas las fechas y actividades recurrentes. Ya sea a diario, semanalmente o mensualmente, hay algunas actividades que siempre tiene que hacer. Añada estas primero.

Establece límites. Si sabes cuándo haces tu mejor trabajo, bloquea ese tiempo para trabajar. Así no te distraerás, lo que significa que serás más productivo, lo que significa que podrás salir del trabajo a una hora razonable. Por ejemplo, Rampton intenta terminar todo antes de las 6 de la tarde.

Haz hincapié en las fechas y plazos importantes. O, mejor aún, codifica por colores cada una de tus tareas y citas. Así podrás ver de un vistazo qué tipo de actividades tienes programadas.

Incluye topes de tiempo. Las cosas suelen llevar más tiempo del que se espera, por lo que programar reuniones consecutivas no es una gran idea. En su lugar, añade media hora, o una hora si tienes que viajar.

Sé flexible. Especialmente si se trabaja con un equipo, surgirán imprevistos que obligarán a cambiar la fecha de las reuniones. Esta es otra buena razón para tener esos márgenes de tiempo: A veces, ese tiempo sólo le permitirá prepararse o recargarse, pero también le ayudará a estar disponible si alguien tiene que cambiar sus planes en el último momento.

Utilice una combinación de herramientas. Rampton dice que no hay un enfoque único para crear un calendario maestro. Él confía en Google Calendar para su rutina diaria, pero utiliza otras herramientas para programar reuniones o proyectos. Descubre qué herramientas son las más adecuadas para usted.

Consiga información. Cuando surja una nueva idea, tarea o evento, anótalo y añádelo a tu calendario. Así no se olvidará de ello y no se distraerá tratando de recordarlo.

Ponga a una persona a cargo del calendario. Si usted trabaja solo, esto es fácil: usted es el responsable de su calendario. Si no es así, elige a una persona como responsable del calendario: dejar que demasiadas personas editen el calendario sólo servirá para complicar las cosas.

Comparta el calendario con su equipo. Esto mantiene a todos en la misma página y puede ayudar a cultivar una atmósfera de colaboración. Los miembros de su equipo pueden saber lo que pueden esperar en el futuro, y también pueden dar su opinión sobre el calendario. De este modo, no se incomoda a nadie por accidente.

Haga que el calendario sea fácilmente accesible. Esto es mucho más fácil con la nube, porque puede hacer que todos se conecten a Google, pero también puede imprimir una copia y ponerla cerca del famoso refrigerador.

Siguiendo estos 10 pasos, puede crear un calendario que lo mantenga organizado y productivo, sin importar si trabaja solo o con un equipo grande.

4. Robar las estrategias de productividad de los empresarios famosos.

Si la imitación es la forma más sincera de adulación, es lógico que desee emular a los empresarios que están haciendo el tipo de cosas que usted quiere hacer. Quizá no llegue a lanzar una empresa de coches eléctricos de mil millones de dólares mañana, pero puede empezar haciendo algunas de las cosas que hace Elon Musk. Por ejemplo, puede comparar su rutina matutina con la del fundador de Tesla o aprender lo que los empresarios de éxito ponen en sus escritorios.

También puede probar la rutina de meditación de Winfrey.

Es sencillo, aunque satisfactorio, porque le permite desprenderse físicamente de esas tareas. También funciona: Después de terminar el experimento, Sun decidió que quería seguir utilizando el truco del cuaderno.
Sun también probó la rutina de meditación de Winfrey, sobre la que escribió aquí.

Por supuesto, depende de usted quién decida emular. Aunque definitivamente vale la pena probar cosas nuevas, no hay que tomar la rutina de nadie como ley, porque cada uno tiene su propio enfoque. Lo que funciona para Musk puede no funcionar para usted, y eso no significa que sea un fracaso. Probablemente tampoco funcione para Daymond John, Bill Gates u otros empresarios de éxito.

De hecho, probablemente sea inteligente elegir consejos de productividad de diferentes empresarios para encontrar el que mejor se adapte a usted.

5. Aprenda estos atajos y domine su ordenador.

Me paso casi todo el día trabajando con un ordenador, y rara vez me siento tan impotente e improductivo como cuando mi dispositivo se bloquea, funciona mal, se reinicia inesperadamente, etc.

Sin embargo, si conoce los detalles de su ordenador, puede evitar algunos de estos problemas y asegurarse de que no se queda mirando una pantalla de carga todo el día. Incluso si eso no es un problema, aprender los atajos de su ordenador puede ayudarle a completar las tareas más rápidamente y a mantenerse mejor organizado. Aquí hay algunos trucos que puede utilizar en Macs, PCs y Chromebooks que le ayudarán a ahorrar tiempo.

Los Mac suelen ser más caros que otros ordenadores, pero también son muy valorados por sus características de diseño y su capacidad de sincronización con otros iPhones.

Si usas un Chromebook, no será posible hacer todo lo que puedes hacer en MacOS o Windows, pero todavía hay muchas opciones para ti. Belanger también escribió sobre los atajos que puedes utilizar en los Chromebooks, que incluyen añadir aplicaciones, buscar más rápidamente y escribir en mayúsculas (ya que no hay botón de bloqueo de mayúsculas).

Independientemente del ordenador que uses, aprender a manejarlo de forma eficiente puede ahorrarte tiempo y, lo que es igual de importante, muchas frustraciones en el futuro.

6. Descargue estas aplicaciones de gestión del tiempo y deje de dejar que el correo electrónico controle su vida.

¿Cuánto tiempo de su jornada laboral se dedica a escribir o leer correos electrónicos? ¿Buscando en las bandejas de entrada y esperando respuestas? Es agotador y le aleja de las tareas importantes que debe realizar. Conozca 10 herramientas de productividad para el correo electrónico que puede utilizar para facilitar el envío de correos electrónicos y hacer más cosas. Aquí están:

EmailAnalytics le permite rastrear su uso del correo electrónico o el de sus empleados. ¿Cuánto tiempo suele tardar en responder a un correo electrónico? ¿Con quién habla más a menudo? ¿Qué duración tiene su correo electrónico medio? Averigüe cómo está gastando su tiempo en el correo electrónico y descubra cómo hacerlo mejor.

UnrollMe le indica todas las listas de correo electrónico a las que está suscrito actualmente. Una vez que lo sabe, puede darse de baja y ahorrarse tiempo.

Boomerang puede ayudarle a averiguar si necesita enviar un correo electrónico de seguimiento. Si alguien no ha respondido a uno de sus correos electrónicos después de unos días, Boomerang puede avisarle enviándolo de nuevo a su correo electrónico, algo así como una “devolución al remitente” digital.

La aplicación de Gmail ofrece respuestas de mensajes con un solo toque. No tengas miedo de utilizarlas, especialmente cuando estés en el teléfono y necesites enviar un mensaje rápidamente.

FollowUpThen es otra herramienta de seguimiento que puede recordarle a usted y a sus destinatarios que deben responder o hacer un seguimiento.

IFTTT significa “If this, then that” (Si esto, entonces aquello), y le permite configurar protocolos automáticos para su correo electrónico. Puede ayudarle con recordatorios, crear filtros y clasificar sus correos electrónicos.

SaneBox es una serie de filtros inteligentes que aprende cómo suele trabajar y clasifica automáticamente los correos electrónicos en categorías según su importancia.

Text Expander puede crear versiones abreviadas de las palabras y frases más utilizadas. De este modo, puedes escribir más rápido, incluso sin teclear más rápido.

The Email Game hace exactamente lo que parece: gamifica la gestión del correo electrónico, animándole a organizar su bandeja de entrada.

Inbox Pause es otra que hace lo que piensas — cuando se activa, detiene la entrada de nuevos correos electrónicos. No se preocupe: cuando la desactive, recibirá todos sus correos electrónicos. Esta aplicación sólo evita que se distraiga con nuevas notificaciones cada cinco segundos.

Artículo traducido y adaptado de Entrepreneur