La subcontratación, también conocida como outsourcing, se ha convertido en una herramienta estratégica para las organizaciones que buscan operar con mayor eficiencia, reducir costos y enfocarse en lo que realmente las diferencia: sus competencias centrales.
Externalizar tareas, procesos o áreas completas permite a las empresas adaptarse con rapidez, acceder a especialistas y escalar sus operaciones sin grandes inversiones internas. Sin embargo, como toda decisión empresarial, el outsourcing requiere un análisis cuidadoso para equilibrar ventajas, riesgos y el impacto en la estructura organizacional.
El término “externalización u outsourcing” se refiere a una estrategia mediante la cual las tareas y estructuras corporativas se delegan a un contratista externo. Estas pueden ser tareas individuales, áreas específicas o procesos empresariales completos.
¿Cuáles son las razones para la subcontratación?
- Mayor eficiencia: Las empresas pueden concentrarse en sus competencias básicas y trabajar de manera más eficiente.
- Escalabilidad óptima: La externalización aumenta la disponibilidad de mano de obra. Permite alcanzar la máxima producción y garantizarla.
- Respuesta más rápida: Responde mejor a los cambios porque puede delegar estas tareas a empresas externas especializadas.
- Mejora de la calidad
- Ahorro de costes
- Falta de conocimientos: Las empresas necesitan nuevos procesos y operaciones, pero los empleados suelen carecer de los conocimientos y las habilidades de implementación necesarios.
Diferentes formas de subcontratación
- Externalización de procesos de negocio : En la externalización de procesos de negocio, se subcontratan procesos completos de la empresa.
- Externalización de procesos de conocimiento : En este tipo de externalización, las tareas complejas se delegan a una empresa externa.
- Externalización: En este caso, solo se delegan a otra empresa tareas específicas. A menudo, esto se debe a que son procesos administrativos y que consumen mucho tiempo, como el archivado de correos electrónicos o la copia de seguridad de datos.
- Externalización selectiva : Se externalizan subáreas específicas que son más extensas que las tareas individuales, pero que, sin embargo, no constituyen un proceso completo.
Externalización: ejemplos de tareas externalizadas
Las estrategias de externalización se utilizan, por ejemplo, en los departamentos de atención al cliente, contabilidad, consultoría fiscal, informática y marketing.
- Servicio al cliente: Una empresa delega la tarea de servicio al cliente a una empresa especializada. A menudo, los centros de llamadas se hacen cargo de una determinada capacidad de llamadas por un precio fijo.
- Marketing: Una empresa subcontrata el soporte de sus canales de redes sociales a un proveedor de servicios externo (por ejemplo, una agencia).
- Fabricación de productos: Para muchas empresas de moda, producir ropa en Estados Unidos resulta demasiado costoso.
Externalización en el extranjero: ¿qué es importante?
¿Desea externalizar parte de sus procesos de trabajo y contratar una empresa o proveedor de servicios en el extranjero? Asegúrese de tener en cuenta estos tres factores:
- Diferencia horaria : Gracias a la digitalización, puedes colaborar con profesionales independientes de todo el mundo. Pero en caso de un encargo urgente o una reunión espontánea, la diferencia horaria puede suponer un obstáculo.
- Barreras lingüísticas: El dominio del inglés es uno de los requisitos previos más importantes para la subcontratación en el extranjero.
- Metodología de trabajo: Las técnicas y los enfoques no son los mismos en todas las empresas. Es probable que una empresa al otro lado del mundo aborde un problema de forma diferente a como usted está acostumbrado.
Externalización: ventajas y desventajas
La decisión de externalizar ciertas funciones nunca debe tomarse a la ligera. Una vez externalizadas, reintegrarlas a la empresa puede resultar muy complicado. Antes de optar por la externalización, siempre conviene comprobar que los beneficios superan las desventajas para la empresa.
Ventajas
- Competencias básicas: La empresa puede centrarse en sus competencias básicas
- Reducción de costes: La prestación de servicios externos suele ser más rentable que la contratación de empleados especializados en la propia empresa
- Ahorro de tiempo: Las pequeñas empresas y los autónomos necesitan mucho tiempo para familiarizarse con nuevas áreas de negocio
- Mejora de la calidad: El uso de estrategias de externalización suele generar ventajas cualitativas.
Desventajas
- Dependencia: Usted se vuelve dependiente del proveedor de servicios. Si este atraviesa dificultades económicas, por ejemplo, esto puede acarrear costos importantes para su empresa.
- Protección de datos: Los proveedores de servicios externos pueden obtener acceso a datos corporativos confidenciales.
- Reintegración costosa: La implementación es costosa, requiere mucho tiempo y personal especializado
Artículo traducido y adaptado de IONOS.
Francisco Esteban Pérez Yoma es un ingeniero y empresario chileno del sector inmobiliario. Estudio en el Saint George’s College y en la Universidad de Chile, donde se tituló como Ingeniero Civil.