Prescindir del papel es una tarea que tal vez pueda parecer difícil, pero que realmente vale la pena. No solo estará más organizado con sus documentos y apuntes, sino que ayudará al media ambiente y podrá ser visto como una persona muy tecnológica. Además, podrá ahorrar cierto dinero destinado a agendas, lapiceros y demás útiles necesarios para escribir sobre papel. Por tal motivo, a continuación podrá ver una lista de 5 aplicaciones que le ayudarán a despedirse del papel de manera definitiva.

1. Servicios de sincronización de archivos

Un servicio de sincronización de archivos hace que los documentos estén disponibles para ti sin importar el dispositivo que tengas en mano. 

Lo mejor de los programas de sincronización de archivos es que muchos de ellos permiten guardar copias sin conexión de los documentos en sus dispositivos, por lo que la señal de internet no será ninguna limitante. 

Tres excelentes ejemplos de servicios de sincronización de archivos son:

• Dropbox
• Google Drive
• IDrive

2. Herramientas de firma electrónica

Cuando tiene una versión digital de un documento, como un PDF que alguien ha enviado por correo electrónico o que ha descargado, imprimirlo, firmarlo y luego escanearlo para subirlo es una perdida total de tiempo y de papel. Es aquí donde entra en juego la firma digita. Para firmar digitalmente los documentos, normalmente hay que crear primero una firma, que suele ser la parte más difícil porque la caligrafía de la gente es pobre con un ratón, sin embargo también hay ciertas alternativas como la de poner un dedo en una pantalla táctil e incluso a veces escribir con un lápiz óptico. Con algunas herramientas de firma electrónica, existe la opción de escribirla primero en papel y posteriormente subirla a su dispositivo como una foto. 

Algunos ejemplos de software que incluyen herramientas de firma electrónica son

• Adobe Reader
• Adobe Acrobat
• Hightail

Es importante saber que muchos documentos estar protegidos para no permitir la firma electrónica o cualquier tipo de modificación sobre el mismo. En estas ocasiones no quedará otra opción que recurrir a los métodos clásicos, sin embargo, estos serán mínimos, por lo que tener una firma digital le ahorrará bastante tiempo y molestias.

3. Aplicaciones de escaneo

Las aplicaciones de escaneo suelen ser aplicaciones móviles que convierten la cámara de su teléfono en un escáner. Las mejores tienen la capacidad de detectar automáticamente si se encuentra escaneando páginas de un documento o tarjetas de visita o imágenes, además incluyen herramientas de recorte para mejorar las fotos de los documentos. Estas aplicaciones también pueden guardar varias páginas en solo archivo si es necesario e incluso pueden detectar texto de manera automática.

Las mejores aplicaciones para esto son

• Evernote Scannable
• Microsoft OneNote

4. Aplicaciones de tareas pendientes

Es hora de que se despida definitivamente de las clásicas listas de pendientes de papes. Utilizar una aplicación digital de tareas pendientes es mucho más eficiente y funcional. Con una lista de papel, se llenará de tachaduras, no podrá reorganizar fácilmente los elementos para mostrar las prioridades y ciertamente no podrá asignar una tarea a alguien y saber cuándo la ha completado. Sin embargo, gracias a las aplicaciones de tareas pendientes podrá tener todas estas ventajas y mucho más.

Las listas de tareas digitales se sincronizan en todos los dispositivos que utilice. Además, se pueden compartir entre varias personas. Estas aplicaciones cuentan con herramientas que le ayudarán a organizar sus tareas, lo que significa que podrá gestionar mejor su tiempo y planificar su día. Cuando utiliza una aplicación de tareas pendientes en su teléfono, recibirá recordatorios y alertas en función de la hora o de su ubicación.

Algunas de las mejores aplicaciones de este tipo son:

• Any.do
• Todoist
• Wunderlist

5. Servicios de entrega de documentos

Las aplicaciones de sincronización de archivos a veces también tienen opciones de entrega físicas de documentos. Aunque para la mayoría de personas bastará con enviar un email con archivo adjunto, hay ciertas ocasiones en donde es mejor recurrir a las formas más convencionales, ya que por ejemplo, por correo es más complicado saber si el destinatario realmente lo recibió. También suele ocurrir que los documentos son demasiado pesados para enviarse por correo electrónico, por lo que muchas veces se pierde calidad para que se logren enviar.

Articulo traducido y adaptado de Entrepeneur

Francisco Pérez Yoma

Francisco Esteban Pérez Yoma es un ingeniero y empresario chileno del sector inmobiliario. Estudio en el Saint George’s College y en la Universidad de Chile, donde se tituló como Ingeniero Civil.

franciscoperezyoma.com