Hay algunos días en la vida de un empresario en los que parece que no hay suficientes horas para hacer todo lo tienen programado.

Es por ello que la clave para ser más productivo puede no ser trabajar más duro, sino trabajar inteligentemente. Un estudio reciente de Vouchercloud demostró que en el transcurso de una jornada laboral de ocho horas, el trabajador en promedio solo era productivo durante dos horas y 53 minutos.

Si esto le suena conocido, ¿Cómo se puede aprovechar al máximo el tiempo de trabajo para ser más productivo?

Mientras que ningún hacker de productividad va a hacer que su lista de cosas por hacer desaparezca, hay pasos que se pueden seguir para asegurar de que aproveche al máximo el valioso tiempo en el trabajo.

Aquí hay cuatro consejos para ayudarle a programar un día de trabajo productivo.

 

Mantenga su lista de cosas por hacer realistas y consistentes

Realizar una lista de cosas por hacer es una manera de asegurarse de que usted se mantiene en el camino correcto para alcanzar sus metas tanto a largo como a corto plazo. Pero es crucial que las metas y tareas que usted se asigna sean realistas y alcanzables.

De lo contrario, corre el riesgo de convertir su lista de tareas en “una lista de fracasos diarios”, Laura Vanderkam, autora de 168 Horas: Tienes más tiempo del que crees, escribió en su blog. “Pones cosas ahí que no tienes intención de hacer.”

Considere la posibilidad de mantener varias listas de tareas en función del tiempo que tardará en completarse cada una de ellas. Por ejemplo, puede crear listas separadas para objetivos diarios, semanales, anuales y de vida. Asegúrese de dividir las tareas complejas en pasos alcanzables.

Ya sea que prefiera hacer sus listas de tareas en papel, o que utilice una de las muchas aplicaciones de listas de tareas disponibles, sea consistente y mantenga todas sus listas en un solo lugar.

 

Determinar tareas prioritarias

Si bien puede ser tentador abordar primero los elementos más fáciles de su lista de tareas pendientes para de esta manera ahorrar tiempo y aquellas que son más exigentes dejarlas para más adelante, esta estrategia puede llevar rápidamente a la postergación. En cambio, es vital que usted priorice las tareas que le brindarán un mayor beneficio.

Además, puede ser útil tener en cuenta el Principio de Pareto, más comúnmente conocido como la regla 80/20, cuando se decide qué tareas se deben abordar primero. La regla 80/20 postula que el 80 por ciento de sus resultados provienen del 20 por ciento de su trabajo. Use esto como un principio rector para identificar qué tareas pertenecen realmente a la parte superior de su lista de tareas pendientes, y no deje que elementos menos importantes se interpongan en el camino.

Otra técnica eficaz para priorizar su lista de tareas es el método ABCDE. Popularizado por Brian Tracy en su libro Eat that frog , este método le anima a categorizar sus cosas de la lista de cosas por hacer basadas en la urgencia, de la siguiente manera:

“A” significa “muy importante”, algo que debe hacer. Tendríamos consecuencias negativas si la tarea no es completada.

“B” significa “importante”, algo que debería hacer. Este nivel de tarea no es tan importante como sus tareas A; solo resultarían consecuencias negativas menores si no se completa.

“C” significa tareas que son “agradables de realizar”, pero no tan vitales como las tareas A o B. No hay consecuencias negativas por no completar esta categoría de tareas.

“D” significa “delegado”. D deben delegarse en otra persona. Una vez que haya delegado, no se olvide de hacer un seguimiento para asegurarse de que estos elementos están en el camino correcto.

“E” significa “eliminar”. Son las tareas no esenciales que deben de eliminarse de su lista de tareas pendientes a fin de liberar su tiempo para centrarse en aquellas que están más arriba en la jerarquía.

Independientemente del método que utilice para priorizar sus tareas, intente concentrarse primero en los elementos más esenciales en lugar de simplemente marcar las tareas menos críticas porque son más fáciles de completar.

 

No realice varias tareas a la vez: Monotask

Mientras que muchos empresarios equiparan la capacidad de realizar varias tareas a la vez con el éxito en el lugar de trabajo, los estudios demuestran cada vez más que este pensamiento es erróneo. Intentar completar múltiples tareas dispares a la vez a menudo lleva a que ninguna de ellas se ejecute con la eficacia con la que lo habría hecho si se hubiera prestado atención a cada una de ellas.

Earl Miller, profesor de neurociencias en el MIT, ha llegado a afirmar que “la multitarea no es humanamente posible”, y que “las personas son mucho más eficiente si realizan solo una tarea”. Miller’s también dijo que esto fomenta el pensamiento creativo, ya que el cerebro es libre de “seguir un camino lógico de pensamientos e ideas asociadas” sin distracción.

¿Culpables en este esfuerzo? Los medios sociales y el correo electrónico son dos de los más grandes cuando se trata de distracciones que matan la productividad. Si no puede dejar de revisar su feed de Facebook o Twitter, considere la posibilidad de usar una de las muchas herramientas de bloqueo, como Stay Focusd for Chrome o (OFFTIME), que le permiten poner límites a su acceso a los medios sociales y otros sitios que causan distracción.

Si su flujo de trabajo lo permite, considere la posibilidad de asignar horas específicas del día para leer y responder al correo electrónico, en lugar de tener que saltar en cada notificación por correo electrónico a medida que se recibe.

 

Corra hasta la meta

No se castigue si no puede concentrarse en una tarea durante horas. Es la naturaleza humana distraerse durante períodos de intensa concentración, según la revista Science.

En lugar de tratar de lograr un enfoque sobrehumano durante períodos prolongados, considere la posibilidad de dividir su día de trabajo en una serie de “sprints”, seguidos de descansos intencionados que dedique al descanso o a distracciones complacientes.

La técnica Pomodoro, iniciada por Francesco Cirillo a principios de la década de 1990, aboga por trabajar durante períodos de 25 minutos de intensa concentración, seguidos de descansos de cinco minutos. Después de cuatro períodos de trabajo de 25 minutos, conocidos individualmente como pomodoros, tome un descanso más largo de 20 minutos antes de comenzar el ciclo de nuevo.

La técnica de Pomodoro estimula los estallidos cortos de enfoque profundo y ayuda a crear un hábito positivo de ignorar las distracciones externas, para concentrarse en una tarea específica e importante.

Si la técnica Pomodoro no es para usted, por lo menos considere tomar un descanso de 10 a 20 minutos cada 90 minutos. Tony Schwartz, autor de The way we work isn’t working, ha señalado que la ciencia ha demostrado que este es el tiempo máximo que una persona promedio puede concentrarse en una tarea determinada sin experimentar rendimientos decrecientes.

 

Reflexiones finales

Aprovechar al máximo su jornada laboral no significa necesariamente trabajar más horas. Por lo tanto, evalúe objetivamente la forma en que trabaja, identifique áreas en las que pueda mejorar y tome medidas deliberadas para optimizar sus esfuerzos.  

Utilizar las listas de tareas de manera efectiva, priorizar sus tareas, monotasking en lugar de multitarea y emplear el uso de “sprints” puede servir para ayudarle a sacar el máximo provecho de las horas que invierte en su trabajo.

 

 

Artículo traducido y adaptado de Entrepreneur